W myśl § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. poz. 820), aby podmiot mógł skorzystać z możliwości odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy on-line, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, zwanej dalej "kwotą wydaną na zakup" lub jej zwrotu, musi spełnić następujące warunki:
- rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy użyciu zakupionych kas on-line, których nabycie nastąpiło w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy,
- posiadać fakturę na zakup kasy on-line oraz dowód zapłaty całej należności za tę kasę.
W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie kwoty wydanej na zakup lub zwrot na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.
W tym zakresie w objaśnieniach podatkowych z dnia 11 lipca 2019 r. pt. "Ulga na zakup kas on-line" Ministerstwo Finansów wskazało, że: "(...) Podatnik może skorzystać z »ulgi« również w przypadku, gdy zapłata za zakup kasy rejestrującej dokonywana jest w ratach. Warunkiem skorzystania z »ulgi« będzie w tym przypadku zapłacenie wszystkich rat za kasę, ponieważ podstawą do uzyskania »ulgi« jest dowód zapłaty całej należności za jej zakup (...)".
Kwotę ulgi przysługującej na zakup kas on-line podatnicy mają prawo odliczyć od podatku należnego, a w przypadku gdy kwota ta będzie w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają oni prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT).
Rozporządzenie w sprawie odliczania przewiduje uproszczenie systemu zwrotu kwot wydatkowanych na zakup wskazanie, że podatnicy podatku VAT mogą dokonać odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kas, co do zasady, w jednej deklaracji podatkowej.
Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 rozporządzenia, odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy on-line dokonuje się deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy on-line, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.
Sposób rozliczenia ulgi przez podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT reguluje art. 111 ust. 5 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty określonej w art. 111 ust. 4 na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.
Stosownie do § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia wniosek taki może zostać złożony w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży.
