Wyszukaj

Jak szukać?»

logo

» PODATEK DOCHODOWY

Podróże służbowe w 2013 r.

Dodatek nr 10 do Przeglądu Podatku Dochodowego
nr 12 (348) z dnia 20.06.2013
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł WYJAZDY SŁUŻBOWE PRZEDSIĘBIORCÓW ORAZ OSÓB NIEBĘDĄCYCH PRACOWNIKAMI powrót do spisu treści czasopisma Wyjazdy służbowe osób świadczących pracę w ramach niepracowniczych form zatrudnienia

Wydatki przedsiębiorcy związane z wyjazdem służbowym

Kwalifikowanie kosztów wyjazdu do kosztów podatkowych

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof. Przedsiębiorca (właściciel firmy) może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof, udokumentowane wydatki związane z własnym wyjazdem, a także - na tych samych zasadach - z wyjazdem osoby współpracującej. Warunkiem jest odbycie takiej podróży w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.


Ryczałty i diety

W zakresie kosztów ryczałtowych dopuszczalne jest, w drodze wyjątku, zaliczenie do kosztów podatkowych diet naliczonych za każdą dobę podróży przedsiębiorcy, w wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof.

Natomiast przedsiębiorcy nie mogą uznać za koszty uzyskania przychodów innych należności, których wysokość, zgodnie z przepisami w sprawie podróży służbowej, jest określana ryczałtowo.

Tak więc koszty noclegów czy dojazdów środkami komunikacji miejscowej, oraz inne wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w związku z wyjazdem służbowym, będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów, tylko pod warunkiem ich faktycznego poniesienia i właściwego udokumentowania. Co do zasady, nie będą tu miały zastosowania ograniczenia i limity jak w przypadku podróży pracowników.


Koszty przejazdów

Przedsiębiorca samodzielnie dokonuje wyboru środka transportu, którym odbywa podróż w celach związanych z prowadzoną działalnością. Na potrzeby wyjazdu wykorzystany może zostać:

  • samochód (inny pojazd) stanowiący środek trwały,
     
  • samochód (inny pojazd) niebędący środkiem trwałym, w tym również samochód osobowy stanowiący własność przedsiębiorcy lub użytkowany przez niego na podstawie stosownej umowy,
     
  • środek transportu publicznego.

Jeżeli używany w podróży służbowej samochód jest środkiem trwałym, koszt uzyskania przychodu stanowią wydatki poniesione podczas podróży w związku z tym pojazdem, pod warunkiem że nie są wymienione w art. 23 updof. Do kosztów związanych z używaniem samochodu służbowego w trakcie wyjazdu zaliczają się: wydatki na zakup paliwa, opłaty za parking, opłaty za autostrady, koszty napraw itp.

Natomiast gdy przedsiębiorca korzysta w podróży z samochodu osobowego niezaliczonego do środków trwałych, konieczne jest zastosowanie ograniczenia przy kwalifikowaniu do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania takiego samochodu. Wydatki te mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof.

Poniesione wydatki dotyczące używania takiego samochodu muszą być udokumentowane fakturami bądź też rachunkami. Z kolei w celu udokumentowania ilości przejechanych kilometrów, podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jej brak skutkuje bowiem wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów, w pełnej wysokości, wydatków związanych z używaniem wspomnianego rodzaju samochodu.

Trzeba pamiętać, że rozliczenie kosztów dotyczących używania samochodu osobowego w stosunku do limitu wynikającego z ilości przejechanych kilometrów dokonywane jest zawsze narastająco. W każdym miesiącu analizuje się więc ilość przejechanych kilometrów, jak również wysokość poniesionych wydatków, od początku roku do końca okresu, za który dokonywane jest rozliczenie.

Przykład

Małżonek podatnika współpracujący z nim przy prowadzeniu działalności gospodarczej odbył podróż do kontrahenta krajowego w celu przedłużenia umowy handlowej. W podróży tej osoba współpracująca korzystała z samochodu osobowego niezaliczonego przez podatnika do środków trwałych firmy. W związku z używaniem tego pojazdu udokumentowała poniesienie kosztów w łącznej wysokości 410 zł, w tym z tytułu:

- zakupu paliwa  300 zł,
- opłat za przejazd autostradą  70 zł,
- opłaty za parking  40 zł.

Limit wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych ustalono na kwotę 434,62 zł, przyjmując do jego wyliczenia, że:

- liczba faktycznie przejechanych kilometrów wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu wyniosła  520 km,
- stawka za 1 km przebiegu samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej
900 cm3 wynosi 
0,8358 zł.

Z porównania wysokości poniesionych wydatków oraz limitu kilometrówki wynika, że podatnik może ująć do kosztów uzyskania przychodów pełną kwotę kosztów wynikających z używania tego samochodu na potrzeby podróży osoby współpracującej.

Należy dodać, że obowiązek dokumentowania ilości przejechanych kilometrów ewidencją przebiegu pojazdu i stosowania ograniczania przy rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów nie dotyczy używania w celach służbowych samochodów:

  • osobowych, które przedsiębiorca użytkuje na podstawie umowy leasingu operacyjnego,
     
  • innych niż osobowe, a także motocykli lub motorowerów, niebędących składnikami majątku trwałego firmy.

W przypadku odbywania podróży środkami transportu publicznego, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się równowartość ceny biletu za przejazd określonym środkiem lokomocji. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj i klasa środków transportu, którymi przedsiębiorca odbywa podróż w celach służbowych.


Koszty dojazdów

Koszty dojazdów poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie wyjazdu służbowego stanowią koszty uzyskania przychodów z prowadzonej działalności w wysokości wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, np. biletami na przejazd środkami komunikacji miejscowej czy rachunkami za zakup usługi na przejazd taksówką. Niedopuszczalne jest natomiast ujęcie do kosztów podatkowych przez przedsiębiorcę kosztów dojazdu w wysokości ustalonej w formie ryczałtu.


Koszty noclegów

Koszty noclegów przedsiębiorcy zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami.

Jeżeli przedsiębiorca w czasie odbywania podróży nie korzysta z usług hotelowych (hotelu, motelu, zajazdu), lecz ma zapewnione noclegi, np. u kontrahentów bądź też nocuje u rodziny czy znajomych, nie ma podstaw do ustalenia i ujęcia do kosztów podatkowych zryczałtowanej należności na poczet kosztów noclegu.

Stanowią natomiast koszt uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup usługi noclegowej, w trakcie podróży służbowej, w prywatnych kwaterach lub na wynajem lokalu mieszkalnego w celu zapewnienia noclegu. Koniecznym warunkiem rozliczenia tych kosztów jest udokumentowanie ich wysokości rachunkiem.


Inne wydatki

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych także inne wydatki związane z wyjazdem służbowym (np. opłatę za wstęp na targi), jeżeli zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu i nie są wymienione w art. 23 updof. Wydatki te muszą być potwierdzone, np. biletami wstępu, fakturami, rachunkami.

Kwalifikując dany wydatek do kosztów podatkowych, należy uwzględnić wyłączenia określone w art. 23 ust. 1 updof. To oznacza, że do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca nie zaliczy np. wydatków o charakterze reprezentacyjnym, do których zalicza się m.in. wydatki na usługi gastronomiczne poniesione w celu zapewnienia poczęstunku w trakcie spotkań z kontrahentami.


Dokumentacja księgowa i moment potrącenia kosztów wyjazdu

Przedsiębiorców nie dotyczą żadne szczególne zasady rozliczania kosztów podróży odbywanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Natomiast stosowanie się do ogólnych zasad dotyczących potrącalności kosztów podatkowych oznacza, że moment rozliczenia kosztów podróży będzie zależał od rodzaju ewidencji księgowej prowadzonej dla celów podatkowych. Koszty, o których mowa, podlegają bowiem potrąceniu w dacie ich poniesienia.

Pod pojęciem "daty poniesienia kosztu" należy rozumieć:

  • dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (art. 22 ust. 6b updof) oraz
     
  • dzień, na który koszt ujęto w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) lub innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) (art. 22 ust. 5d updof).

Zasadniczo, podstawę ujęcia kosztów poniesionych w trakcie wyjazdu służbowego przedsiębiorcy, w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów będą stanowić faktury, dowody zrównane z fakturami (np. bilety) czy rachunki, wystawiane zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ponadto niektóre koszty odbytej podróży będą podlegały zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze w oparciu o:

  • dowód wewnętrzny sporządzony w celu wykazania wydatków związanych z parkowaniem samochodu na podstawie biletu z parkometru, kuponu lub biletu jednorazowego albo wartości diet i innych należności za czas podróży (§ 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 9 i 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów);
     
  • paragony lub dowody kasowe dokumentujące poniesione za granicą wydatki na zakup paliwa i olejów, uzupełnione na odwrocie o następujące dane: nazwisko (nazwa zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (§ 14 ust. 5 w związku z ust. 4 powołanego rozporządzenia).

Również w przypadku prowadzenia przez przedsiębiorcę ksiąg rachunkowych, podstawę ujęcia wydatków związanych z odbytą podróżą stanowić będą dokumenty spełniające wymagania dla dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a więc faktury, rachunki, bilety czy paragony fiskalne.

Jeżeli posiadane paragony, np. za przejazd płatną autostradą, przejazd taksówką, za miejsce parkingowe, nie zawierają wszystkich danych wymienionych w powołanym przepisie, w tym m.in. danych nabywcy i podpisu osoby dokonującej opłat oraz opisu operacji gospodarczej, należy pamiętać o uzupełnieniu tych danych. Dopiero wówczas paragony te mogą być uznane za dowody księgowe.

Zaksięgowanie wartości diet za czas podróży przedsiębiorcy lub osoby współpracującej będzie wymagało sporządzenia dowodu wewnętrznego "Rozliczenie kosztów podróży służbowej".

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł WYJAZDY SŁUŻBOWE PRZEDSIĘBIORCÓW ORAZ OSÓB NIEBĘDĄCYCH PRACOWNIKAMI powrót do spisu treści czasopisma Wyjazdy służbowe osób świadczących pracę w ramach niepracowniczych form zatrudnienia

PPD

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60